Webinar ngày nay đã trở thành một hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp và phổ biến. Rất nhiều doanh nghiệp đã tận dụng những ưu điểm vượt trội của Webinar để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. Vậy webinar là gì, các bước tổ chức một webinar thành công là như thế nào? Hãy cùng Mạng Xuyên Việt khám phá trong bài viết dưới đây nhé!

1. Webinar là gì?

Webinar là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một hình thức hội thảo trực tuyến diễn ra trên nền tảng web và sử dụng internet để kết nối với khán giả.

Hình thức này cho phép người tổ chức tổ chức và tham gia cuộc họp, buổi thuyết trình, hoặc chia sẻ thông tin từ xa mà không cần mọi người phải gặp mặt trực tiếp với nhau.

Webinar là gì

Webinar thường sẽ có một hoặc một vài người trình bày nội dung. Sau đó sẽ tiến hành thảo luận và tương tác với khán giả qua các công nghệ truyền thông như video, âm thanh, tính năng chat và câu hỏi trực tiếp.

Chính vì thế, đây đích thị là một công cụ hữu ích cho việc tổ chức các sự kiện, buổi hội thảo, đào tạo từ xa, hoặc chia sẻ kiến thức và thông tin với một đám đông lớn một không gian cụ thể nào cả.

2. Những hình thức phổ biến và tính năng nổi bật của Webinar là gì?

2.1. Những hình thức phổ biến của Webinar

Hiện nay, Webinar được sử dụng với hai hình thức chình là trực tiếp và ghi sẵn.

• Hình thức trực tiếp: Trong hình thức này, Webinar được truyền tải ngay lúc cuộc họp, hội nghị diễn ra ở thế giới offline. Đây thường là phương pháp mà các đơn vị truyền thông áp dụng để cung cấp thông tin mới và nhanh nhất tới khán giả.
• Hình thức ghi sẵn: Ở dạng này, cuộc họp, hội nghị được ghi lại trước và sau đó được phát sóng lại cho khán giả xem sau. Ghi sẵn cho phép theo dõi vào bất cứ thời điểm nào, mặc dù không có khả năng tương tác trực tiếp.

2.2. Những tính năng nổi bật của Webinar

Webinar ngày càng trở nên phổ biến nhờ vào những tính năng nổi bật dưới đây:

• Trình chiếu Slide: Người trình bày có thể thực hiện trình chiếu nội dung trên Slide PowerPoint hoặc Keynote, giúp người xem dễ dàng theo dõi và tạo cảm giác giống như đang tham dự một buổi thuyết trình trực tiếp.
• Phát video: Người tổ chức Webinar có khả năng trình chiếu video từ máy tính hoặc nguồn trực tuyến.
• Tương tác trực tiếp với khán giả: Thành viên tham gia và host chương trình có thể tương tác với nhau thông qua công nghệ truyền tiếng nói VoIP.
• Record: Người tham gia có thể ghi lại toàn bộ buổi thuyết trình, họp và có thể xem lại với âm thanh và hình ảnh nguyên vẹn.
• Chat: Công cụ chatbox cho phép người tham gia và host chương trình có thể trao đổi với nhau thông qua tin nhắn.
• Chỉnh sửa: Người tham gia có thể chú thích và đánh dấu trực tiếp trên màn hình trình chiếu.
• Khảo sát: Tính năng tạo khảo sát giúp tổ chức thu thập ý kiến và đánh giá từ khán giả.

3. Những yếu tố thành công của một hội thảo trực tuyến tuyệt vời là gì?

Đối với phần này, hãy liệt kê năm yếu tố thành công chính giúp hội thảo trên web trở nên nổi bật. Đảm bảo mỗi yếu tố đều có liên quan và có thể được trình bày chi tiết cho từng loại hội thảo trên web cụ thể. Sử dụng dấu đầu dòng để dễ đọc.

- Nội dung hấp dẫn và nhiều thông tin giải quyết được những điểm khó khăn của đối tượng mục tiêu - Bài thuyết trình có cấu trúc và tổ chức tốt với phần giới thiệu, các điểm chính và kết luận rõ ràng - Diễn giả hấp dẫn và hiểu biết có thể truyền đạt nội dung một cách hiệu quả - Các yếu tố tương tác như thăm dò ý kiến, phiên hỏi đáp và trò chuyện trực tiếp để giữ chân người tham gia - m thanh và hình ảnh chất lượng cao để nâng cao trải nghiệm tổng thể

4. Những yêu cầu bắt buộc phải có khi tạo hội thảo trên web là gì?

Nêu bật năm yêu cầu hoặc bước thiết yếu cần cân nhắc khi tạo hội thảo trên web. Điều chỉnh từng yêu cầu cho phù hợp với bản chất của loại hội thảo trên web cụ thể. Sử dụng dấu đầu dòng để rõ ràng hơn.

- Xác định rõ ràng mục tiêu và đối tượng mục tiêu của hội thảo trên web - Xây dựng dàn ý hoặc kịch bản chi tiết để đảm bảo bài thuyết trình có cấu trúc tốt - Chọn nền tảng hội thảo trên web phù hợp có thể đáp ứng số lượng người tham gia dự kiến ​​và cung cấp các tính năng cần thiết - Quảng bá hội thảo trên web thông qua nhiều kênh khác nhau để thu hút đối tượng mục tiêu - Chuẩn bị và tập dượt bài thuyết trình để đảm bảo truyền tải trôi chảy và giảm thiểu các sự cố kỹ thuật.

5. Các bước tổ chức một Webinar thành công

Bước 1: Xác định mục đích, mục tiêu rõ ràng

Trước khi tiến hành sự kiện, hãy xác định mục đích, mục tiêu chính khi tổ chức Webinar là gì. Mục đích có thể là chia sẻ kiến thức, giới thiệu sản phẩm, xây dựng kết nối với khách hàng hoặc tăng cường tương tác.

Từ đó hãy xác định một mục tiêu cụ thể cần đạt được. Chẳng hạn như tiếp cận đến 1000 người, có 800 người tham gia Webinar, tỉ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng là 25%...

Tốt hơn hết, bạn nên xây dựng mục tiêu theo mô hình SMART, việc làm này sẽ giúp bạn định hình rõ nội dung và hướng đi cụ thể cho buổi webinar.

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức

Bước tiếp theo là lựa chọn thời điểm thích hợp cho buổi webinar, bao gồm cả ngày, giờ và thời lượng dự kiến. Hãy đảm bảo rằng thời điểm này thuận tiện cho đối tượng khán giả mà bạn muốn tiếp cận.

Bước 3: Lựa chọn nền tảng và công cụ tổ chức Webinar

Tiếp theo đó, hãy tìm kiếm và lựa chọn nền tảng trực tuyến thích hợp để tổ chức buổi webinar của bạn. Có rất nhiều công cụ phổ biến hiện nay như Zoom, Webex, Microsoft Teams hoặc GoToWebinar…

Hãy lựa chọn công cụ phù hợp với ngân sách của bạn và có thể đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức và quản lý buổi hội thảo trực tuyến một cách thuận lợi nhất.

Bước 4: Chuẩn bị nội dung cho Webinar

Xây dựng và chuẩn bị nội dung cho Webinar là bước quan trọng tiếp theo cần thực hiện. Hãy xác định và chuẩn bị sẵn các chủ đề, nội dung và thứ tự trình bày, sẵn sàng tài liệu, slide, video hay hình ảnh cần thiết để hỗ trợ buổi thuyết trình.

Bước 5: Quảng bá tới đối tượng khán giả tiềm năng

Tất nhiên, để buổi Webinar tiếp cận nhiều người nhất có thể, các hoạt động truyền thông, quảng cáo là không thể thiếu. Hãy tận dụng các phương tiện truyền thông xã hội, email marketing, trang web hoặc blog của doanh nghiệp để tạo sự lan tỏa và mời gọi khán giả tham gia buổi webinar.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm CSKH thông minh sẽ giúp hoạt động quảng bá hiệu quả hơn:

Tính năng Autocall sẽ giúp gọi tự động theo kịch bản thiết lập sẵn để nhắc lịch webinar, mời tham gia webinar.

Phần mềm SMS cho phép gửi các chiến dịch tin nhắn SMS với tên định danh (Brandname) cho danh sách khách hàng có sẵn để nhắc nhở khách tham gia sự kiện

Đặc biệt, tất cả đều có phần báo cáo hiệu quả của các chiến dịch và còn là nơi lưu trữ tập trung thông tin khách hàng, rất thuận tiện cho việc chăm sóc khách hàng về sau.

Bước 6: Tiến hành tổ chức Webinar

Trong quá trình diễn ra buổi webinar, hãy tuân theo kế hoạch nội dung đã lên trước. Trong lúc diễn ra webinar cần cố gắng sử dụng tính năng chat để khuyến khích người xem đặt câu hỏi, chia sẻ ý kiến và tham gia thảo luận.

Trước khi bắt đầu buổi webinar, hãy kiểm tra kỹ thuật và đảm bảo bạn hiểu rõ và đã thử nghiệm các tính năng của nền tảng bạn sử dụng. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng micro, camera và kết nối internet của bạn hoạt động ổn định.

Bước 7: Record video và chia sẻ sau Webinar

Nếu có thể, hãy ghi lại buổi hội thảo trực tuyến để có khả năng chia sẻ với những người không tham gia và để tái sử dụng trong tương lai. Sau khi buổi hội thảo kết thúc, bạn có thể chia sẻ tài liệu, video và nội dung liên quan với khán giả, giúp họ tiếp tục khám phá và tiếp thu thông tin.

Đừng quên duy trì sự tương tác với khán giả sau buổi hội thảo và gửi email cảm ơn kèm theo tài liệu liên quan hoặc xây dựng một nơi tương tác tiếp theo như diễn đàn hoặc nhóm trên mạng xã hội. Điều này giúp duy trì mối quan hệ và tiếp tục giao tiếp với khán giả.

Tạm Kết

Để tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến thành công, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tương tác tích cực với khán giả là rất quan trọng. Bằng cách thực hiện các bước đã nêu, bạn sẽ đảm bảo mang đến một trải nghiệm hội thảo trực tuyến chất lượng cho người tham dự và đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả.